Forfaits et quotas

Chaque forfait s'accompagne de chiffres : combien de tickets vous pouvez prendre, combien de messages partent vers les clients, combien de personnes peuvent se connecter. Voici comment ces chiffres se comptent, où lire ce que vous avez consommé, et comment passer à un forfait qui vous va mieux.

Comment les chiffres se comptent

Il y a deux sortes de limites, et l’application prend soin de dire laquelle est laquelle, parce qu’elles se ressemblent sur une carte. Les notifications push font exception aux deux : elles sont comptées pour que vous les voyiez, et jamais limitées.

• Une allocation mensuelle, écrite « / mois », repart de zéro au début de chaque mois. Les e-mails, les messages WhatsApp, les tickets et les nouveaux clients se comptent ainsi.
• Une allocation unique, écrite « pour démarrer », ne se renouvelle pas. C'est ce que le forfait donne à votre atelier en tout, et l'atteindre signifie passer à un forfait supérieur.

Lorsqu'un forfait affiche en plus un total (« jusqu'à 1 000 au total »), ce total est le maximum que le forfait comprend, compté depuis le jour où vous avez ouvert l'atelier et jamais remis à zéro. L'atteindre signifie également passer à un forfait supérieur.

Les flux de travail et le personnel sont des places plutôt qu’un rythme : ils s’écrivent en nombre nu, tant de flux de travail, tant de personnes qui peuvent se connecter. Supprimez un flux, ou mettez un membre de l’équipe en pause ou retirez-le, et la place revient pour quelqu’un d’autre. Les écrans de salle d’attente sont aussi des places : votre forfait fixe combien peuvent être associés à la fois, et la page « Consommation » comme « Réception › Salle d’attente » indiquent combien le sont.

Lire la page « Consommation »

Le propriétaire l’ouvre depuis « Consommation », vers le bas de la barre latérale, juste au-dessus de « Abonnement et quotas », ou depuis l’icône de graphique en haut de chaque page ; le personnel ne voit ni l’une ni l’autre. La page s’ouvre sur votre forfait, « Forfait : Comptoir » par exemple, suivi du jour où les allocations mensuelles repartent, « Les allocations mensuelles se renouvellent le 1 octobre », dès que quelque chose sur la page se compte au mois. En dessous, une seule ligne dit où vous en êtes : « Tout est dans les limites de votre forfait. » quand rien n’est proche ; « Bientôt épuisé : » suivi de ce qu’il reste de chaque ressource consommée à 80 % ou plus, comme « Tickets (reste 8) » ; et « Épuisé : » dès qu’il ne reste plus rien de l’une d’elles, suivi de « Renouvellement le 1 octobre, ou passez à un forfait supérieur pour en avoir plus. » quand chaque allocation épuisée est mensuelle, ou de « Cela ne se renouvelle pas : passez à un forfait supérieur pour en avoir plus. » sinon. Après un passage à un forfait plus petit, les flux de travail, le personnel ou les écrans occupés au-delà de la nouvelle limite ajoutent « Au-delà de votre forfait : » à la ligne, par exemple « Au-delà de votre forfait : Personnel (3 sur 2). ». Dès que quelque chose s’épuise, est épuisé ou dépasse le forfait, la ligne porte un seul bouton : « Voir les forfaits », sauf si un choix de ce que vous gardez vous attend (voir les places plus bas). L’icône de graphique ne suit que les allocations : elle passe à l’orange, avec un point, quand la ligne dit « Bientôt épuisé », et au rouge quand elle dit « Épuisé ».

Sous « Envois et créations », les tickets, les clients, l’e-mail et WhatsApp ont chacun leur ligne. Le grand chiffre sous « Restant » est ce que vous pouvez encore utiliser, compté sur la limite qui vous arrêterait la première, et la barre comme la ligne en dessous parlent de cette même limite ; la ligne dit donc si elle revient : « 47 sur 120 ce mois-ci · se renouvelle le 1 octobre » pour une allocation mensuelle, « 22 sur 30 pour démarrer · ne se renouvelle pas » pour une allocation qui ne revient jamais. Quand c’est le mois qui vous arrête mais que le forfait a aussi un total, une ligne plus discrète suit, « Total du forfait : 318 sur 1 000 », avec une icône d’information qui explique qu’il compte tout depuis votre inscription et ne se remet jamais à zéro. Quand le support a ajouté à une allocation, la ligne se termine par « dont 50 en supplément ». Une barre passe à l’orange à 80 % et au rouge quand il ne reste rien. Les notifications push ferment la carte sur les forfaits qui les incluent, avec « Envoyées ce mois-ci : 64 · illimité » et sans barre.

Une ligne qui n’a rien à compter dit pourquoi au lieu de dessiner une barre vide. Un canal que votre atelier n’a pas activé le dit, avec « L’activer dans Notifications clients » ; ce que votre forfait n’inclut pas affiche « Pas dans votre forfait », avec « Voir les forfaits » ; et ce qui n’a pas de limite affiche simplement « Illimité ».

Sous « Places », les flux de travail, le personnel et les écrans se comptent en places occupées à la fois, pas en consommation : chacun affiche « Occupées : 1 sur 2 », avec une marque par place (une barre sur les plus grands forfaits). Chacun dit aussi comment sa place se libère : « Supprimez-en un, et sa place se libère. » pour les flux de travail, « Retirez un membre de l’équipe ou mettez-le en pause, et sa place se libère. » pour le personnel, et « Dissociez un écran dans Salle d’attente › Écrans, et sa place se libère. » pour les écrans, une ligne qui vous y emmène. Une ligne dont toutes les places sont prises est marquée « Complet », et une ligne qui en occupe plus que le forfait n’en permet, après un passage à un forfait plus petit, « Au-delà de votre forfait ». Un ensemble complet ne change pas la ligne du haut : c’est l’état ordinaire d’un petit forfait, pas quelque chose qui s’épuise. Un dépassement, lui, s’y affiche, sous la forme « Au-delà de votre forfait : Personnel (3 sur 2). », à côté de « Choisir quoi garder » tant que le changement de forfait attend que vous choisissiez les flux de travail et les membres de l’équipe à garder, ou de « Voir les forfaits » sinon. Les places ne changent jamais l’icône de graphique.

Quand une allocation est épuisée

Rien n'échoue en silence. Les formulaires de création de tickets, de clients, de personnel et de flux de travail portent chacun, à côté de leur bouton, une ligne indiquant ce qu'il reste : combien ce mois-ci pour les tickets et les clients (ou, sur un forfait dont les tickets sont une allocation unique plutôt que mensuelle, combien il en reste sur votre forfait), combien de places libres pour le personnel et les flux de travail. Quand il ne reste rien, cette ligne devient le message de quota de la ressource (« Vous avez atteint votre quota de clients. » sur le formulaire client, et son équivalent ailleurs), le bouton refuse d'envoyer, et le message porte un lien vers votre page des forfaits au lieu de s'arrêter là.

Le formulaire de ticket le dit encore plus tôt. Le panneau intitulé « Qui sera informé de ce ticket » cite une allocation mensuelle épuisée parmi les raisons pour lesquelles un canal n'atteindra pas le client, avant que vous n'enregistriez, quand vous pouvez encore y faire quelque chose.

Une notification sans allocation derrière elle n'est ni envoyée ni mise en file, et le ticket indique quel canal n'est pas parti. Vous ne trouverez pas un message qui n'a discrètement jamais eu lieu.

Changer de forfait

« Abonnement et quotas » s'ouvre sur le forfait où vous êtes (son nom, et s'il s'agit d'un abonnement payant, d'un arrangement mis en place à la main pour vous, ou d'une période d'essai dont les jours défilent) puis sur les forfaits qui vous sont proposés, côte à côte.

Chaque carte commence par le chiffre dans lequel un atelier se reconnaît : les tickets, par mois ou pour démarrer. Sous le prix viennent les autres chiffres, une ligne chacun, avec un total imprimé sous les lignes qui en ont un. Un forfait qui n'accorde rien d'une ressource affiche « Désactivé » sur cette ligne, et votre forfait actuel est signalé comme tel, bouton éteint. Les notifications push ont leur propre ligne, qui indique « Inclus » ou « Non inclus », parce qu’il n’y a pas de chiffre à afficher.

Choisir un forfait fait l'une de deux choses. La plupart ouvrent un paiement dans un nouvel onglet, et le forfait change une fois le paiement passé. Un forfait mis en place à la main pour vous bascule directement : une fenêtre vous demande de confirmer, nomme le forfait, et le changement prend effet immédiatement. Avec un abonnement payant en cours, « Gérer l'abonnement » vous emmène sur le portail de facturation pour changer de moyen de paiement ou résilier.

Les prix et les paiements sont une ligne du même genre : « Prix et paiements », qui indique « Inclus » ou « Non inclus » sur chaque carte. Quels forfaits l’incluent se lit sur le forfait lui-même, donc cette page ne les nomme pas. Sur un forfait sans elle, le propriétaire voit une seule ligne sur chaque page de ticket, « Les prix et les paiements font partie des forfaits payants. » avec « Voir les forfaits » à côté, et rien d’autre nulle part. Passer d’un forfait qui l’inclut à un forfait qui ne l’inclut pas ne perd rien : chaque prix, devis et paiement reste sur son ticket et dans le CSV, en lecture seule, sous la ligne « Ces enregistrements sont conservés. L’ajout de prix et de paiements est inclus dans les forfaits payants. » ; un devis encore en attente du client est retiré et les clients cessent de voir les montants, jusqu’à ce que vous reveniez, et tout est alors comme vous l’aviez laissé.

Passer à un forfait qui a moins de flux de travail ou de places de personnel que vous n'en utilisez ne se fait jamais par surprise. Les nouveaux tickets s'arrêtent jusqu'à ce que vous choisissiez ce que vous gardez : un sélecteur (« Choisissez ce que vous gardez avec … ») présélectionne vos flux les plus actifs et le personnel le plus sollicité, montre les tickets ouverts de chacun, permet de les réassigner, et met en pause tout ce que vous ne gardez pas dans la même étape que le changement de forfait. Les flux en pause peuvent encore terminer leurs tickets ouverts, et les personnes en pause ne peuvent pas se connecter ; rien n'est supprimé, et « Reprendre » remet l'un ou l'autre en service dès qu'une place est libre. Le personnel voit « Impossible de créer de nouveaux tickets tant que le propriétaire n’a pas mis à jour le forfait. » au lieu du sélecteur.

Quand la période d'essai se termine

Un nouvel atelier commence par une période d'essai gratuite, et tant qu'elle court la page des forfaits en décompte les jours. Si elle se termine sans forfait en place, votre atelier n'est pas verrouillé : tout reste lisible (tickets, clients, flux de travail, tout l'historique) mais les modifications sont refusées. Chaque commande qui modifierait quelque chose est grisée, avec « En lecture seule jusqu’au renouvellement du forfait. » au survol ou au focus clavier, Nouveau ticket ouvre son formulaire en lecture seule, et la page des forfaits dit ce qui s'est passé (« Votre essai est terminé », ou « Votre forfait {plan} a pris fin le {date} ») et que vos tickets, clients et paiements sont conservés.

Se déconnecter, choisir un forfait, ouvrir le portail de facturation, contacter le support et modifier votre propre profil continuent de fonctionner pendant tout ce temps. Rien n'est supprimé pendant qu'un atelier attend, et choisir un forfait remet tout en marche d'un coup.

Si les chiffres ne collent pas à votre atelier

Les forfaits publiés ne sont pas le seul arrangement possible. Les chiffres d’un forfait peuvent être ajustés pour un atelier en particulier, et lorsque cela est proposé, la page « Consommation » comme la page des forfaits portent une courte note qui le dit, avec l’adresse où écrire.

Si vous avez donc besoin d'une forme que personne d'autre ne demande (beaucoup plus de messages et moins de personnes connectées, disons, ou une saison qui double vos entrées), demandez-la plutôt que de monter de deux forfaits pour atteindre un seul chiffre. Le support peut régler vos allocations sur quelque chose qui correspond à l'atelier.