Politique de Confidentialité
Sommaire
- 1. Introduction
- 2. Rôle en Matière de Traitement des Données
- 3. Données Collectées
- 4. Utilisation de Vos Données
- 5. Sous-traitants
- 6. Services Tiers d'Analyse et de Sécurité
- 7. Sécurité des Données
- 8. Conservation des Données
- 9. Juridiction et Localisation des Serveurs
- 10. Vos Droits
- 11. Cookies et Suivi
- 12. Mesure d'Audience sur Notre Site
- 13. Modifications de la Politique de Confidentialité
- 14. Nous Contacter
1. Introduction
La présente Politique de Confidentialité (« Politique ») constitue un accord de traitement des données contraignant entre l'entité commerciale souscriptrice (« Utilisateur », « Responsable du traitement » ou « Vous ») et HoopoTrack (« Sous-traitant », « Nous » ou « la Plateforme »). La présente Politique régit la collecte, le traitement, le stockage et le transfert des données personnelles dans le cadre de l'utilisation de la plateforme HoopoTrack. En accédant à la Plateforme ou en l'utilisant, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les termes énoncés dans les présentes.
2. Rôle en Matière de Traitement des Données
HoopoTrack agit exclusivement en qualité de Sous-traitant en ce qui concerne les données personnelles des clients finaux saisies dans la Plateforme par l'Utilisateur. Les rôles et responsabilités sont définis comme suit :
L'Utilisateur, l'entreprise qui utilise HoopoTrack (boutique, atelier, garage, laboratoire ou autre entreprise de services), agit en qualité de Responsable du traitement. L'Utilisateur détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles des clients finaux et est seul responsable de s'assurer que toutes les données soumises à la Plateforme ont été collectées de manière licite et avec le consentement approprié.
HoopoTrack agit en qualité de Sous-traitant. HoopoTrack traite les données personnelles des clients finaux exclusivement pour le compte et conformément aux instructions documentées du Responsable du traitement. HoopoTrack ne traitera pas les données personnelles à d'autres fins que la fourniture des services convenus.
L'Utilisateur déclare et garantit avoir obtenu tous les consentements légaux requis de ses clients finaux avant de saisir toute Donnée à caractère personnel (DCP), y compris mais sans s'y limiter les numéros de téléphone, les noms et les détails des appareils, dans la plateforme HoopoTrack.
3. Données Collectées
Dans le cadre de la fourniture de ses services, HoopoTrack collecte et traite les catégories de données personnelles suivantes :
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Données d'identité : nom complet, raison sociale et nom d'utilisateur de l'Utilisateur.
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Données de contact : adresse email, numéro de téléphone et adresse professionnelle de l'Utilisateur.
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Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, identifiants d'appareil, système d'exploitation et horodatages d'accès.
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Données d'utilisation : enregistrements des interactions avec la Plateforme, fonctionnalités consultées, pages visitées et durée des sessions.
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Préférences de communication : les préférences choisies par l'Utilisateur concernant la réception de notifications de service et de mises à jour.
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Données de service : tickets de service, informations sur l'état, données des pages de suivi et DCP des clients finaux soumises par l'Utilisateur.
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Enregistrements de paiement : les prix, devis, paiements reçus, remboursements et moyens de paiement que l'Utilisateur enregistre sur ses tickets de service, ainsi que toute note qui les accompagne. Ces enregistrements sont conservés pour le compte de l'Utilisateur, pour sa propre comptabilité. HoopoTrack n'encaisse, ne détient ni ne traite ces paiements, et ne demande aucune donnée de carte.
4. Utilisation de Vos Données
Les données personnelles sont traitées strictement aux fins licites suivantes :
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Mise en service et activation des comptes Utilisateurs
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Fourniture, exploitation et maintenance des services de la Plateforme
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Communication relative aux questions de compte, au support technique et aux notifications de service
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Amélioration de la Plateforme, développement de fonctionnalités et optimisation des performances
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Fourniture de recommandations de services pertinentes basées sur les habitudes d'utilisation
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Assurance de la sécurité et de l'intégrité des canaux de suivi de service et de communication
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Analyses agrégées pour la surveillance des performances système et la planification des capacités
5. Sous-traitants
HoopoTrack fait appel aux sous-traitants suivants pour fournir ses services. L'Utilisateur reconnaît et consent à l'engagement de ces sous-traitants pour le traitement des données personnelles :
Meta Platforms, Inc. (API WhatsApp Business)
Fournit l'infrastructure de messagerie WhatsApp Business utilisée pour l'envoi de notifications transactionnelles aux clients finaux. Les données traitées comprennent les numéros de téléphone des clients finaux et le contenu des messages.
Hébergement
Fournit les serveurs sur lesquels fonctionnent la plateforme HoopoTrack et sa base de données. Nos serveurs principaux sont situés dans l’Union européenne, à Amsterdam, aux Pays-Bas.
Envoi des e-mails
Distribue les e-mails qu’envoie HoopoTrack, aux clients finaux comme aux entreprises. Les données traitées comprennent les adresses e-mail et le contenu des messages.
Diffusion de contenu et stockage de fichiers
Achemine le trafic à destination et en provenance de HoopoTrack, ce qui implique le traitement des adresses IP et des requêtes, et stocke les photos des tickets, les logos des entreprises et les sauvegardes chiffrées.
Hébergement vidéo
Diffuse les vidéos de présentation de notre site public. Lorsque le navigateur d'un visiteur charge ou lit une vidéo, l'hébergeur vidéo et les services de diffusion de contenu utilisés par son lecteur traitent l'adresse IP du visiteur et ses requêtes de lecture. Le lecteur ne dépose aucun cookie et ne collecte aucune statistique de visionnage.
Surveillance de l’application
Surveille la plateforme pour y détecter les erreurs et les requêtes lentes. Les données traitées comprennent les détails des requêtes et le contexte technique des erreurs, qui peut contenir des données personnelles.
Gestion des serveurs
Sert à déployer HoopoTrack et à gérer ses serveurs, avec un accès administratif à ceux-ci. Ce service n’est pas utilisé pour traiter des données personnelles, mais il peut techniquement accéder aux données stockées sur ces serveurs.
Services push des navigateurs (Google, Apple, Mozilla, Microsoft)
Acheminent les notifications push vers les appareils qui les ont activées. Le contenu est chiffré avant de quitter nos serveurs : ces services le transmettent sans pouvoir le lire.
Paiement des abonnements
Les entreprises paient leur abonnement HoopoTrack par l’intermédiaire d’un prestataire de paiement qui vend l’abonnement en son nom propre (« merchant of record »). Pour ce paiement, le prestataire n’est pas notre sous-traitant : il collecte et traite les informations de facturation et de paiement de l’entreprise en qualité de responsable du traitement indépendant, selon sa propre politique de confidentialité. HoopoTrack ne reçoit aucune donnée de carte bancaire.
HoopoTrack informera l'Utilisateur de toute modification substantielle de la liste des sous-traitants dans un délai raisonnable. L'Utilisateur peut s'opposer à la désignation d'un nouveau sous-traitant en fournissant un avis écrit dans les quinze (15) jours suivant la notification.
Une liste à jour de nos sous-traitants, avec leur nom, est disponible sur demande, aux coordonnées indiquées à l’article 14.
6. Services Tiers d'Analyse et de Sécurité
HoopoTrack intègre les services tiers d'analyse et de sécurité suivants. L'Utilisateur reconnaît et consent aux activités de traitement de données décrites ci-après :
Google Analytics
HoopoTrack utilise Google Analytics pour l'analyse agrégée de l'utilisation de son site public, selon les règles de consentement de l'article 12. Les données collectées peuvent être transférées et traitées sur des serveurs situés aux États-Unis, conformément aux conditions de traitement des données de Google et aux garanties applicables.
Les Utilisateurs peuvent désactiver la collecte de données Google Analytics en installant le Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.
Microsoft Clarity
HoopoTrack utilise Microsoft Clarity sur son site public pour l'analyse comportementale, y compris les cartes thermiques et les enregistrements de sessions, afin d'identifier les problèmes d'ergonomie. Il fonctionne selon les règles de consentement de l'article 12, et les données d'interaction sont traitées par Microsoft conformément à la Déclaration de Confidentialité de Microsoft.
Pixel Meta
HoopoTrack utilise le Pixel Meta sur son site public pour enregistrer les pages vues, afin de mesurer lesquelles de ses publicités amènent des visiteurs. Il fonctionne selon les règles de consentement de l'article 12, et les données sont traitées par Meta conformément à la Politique de Confidentialité de Meta.
Cloudflare Turnstile
HoopoTrack utilise Cloudflare Turnstile pour distinguer les personnes des abus automatisés : à l'inscription, à la connexion, à la réinitialisation du mot de passe et sur le formulaire de contact de son site, ainsi que lorsqu'une personne crée un ticket ou un client dans l'application. Il vérifie des signaux de votre navigateur et votre adresse IP, sans cookie de suivi et sans publicité. Il ne fonctionne pas sur les pages de suivi de ticket et de file d'attente que consultent les clients.
Notifications push
Si vous activez les mises à jour depuis la page de suivi d’un ticket, ou si vous utilisez HoopoTrack et autorisez les notifications, votre navigateur nous transmet une adresse d’abonnement propre à cet appareil. Nous l’utilisons uniquement pour envoyer les notifications que vous avez demandées. Leur contenu est chiffré avant de quitter nos serveurs : le service de distribution du navigateur (par exemple Google, Apple, Mozilla ou Microsoft) le transmet sans pouvoir le lire. Nous supprimons l’abonnement d’un client 30 jours après la clôture du ticket, ou plus tôt si le ticket est supprimé ou si le client est anonymisé. Nous supprimons celui d’un utilisateur lorsqu’il désactive les notifications, se déconnecte sur cet appareil ou que son compte est supprimé. Vous pouvez désactiver les notifications à tout moment depuis la page de suivi ou dans les réglages de votre navigateur.
7. Sécurité des Données
HoopoTrack met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, toute perte accidentelle, destruction ou altération. Ces mesures comprennent, sans s'y limiter, le chiffrement des données en transit et au repos, les contrôles d'accès basés sur les rôles, les audits de sécurité réguliers et les pratiques de développement sécurisé.
L'accès aux pages de suivi de service peut être davantage restreint par une protection par code PIN, dont la configuration relève de la responsabilité de l'Utilisateur. HoopoTrack veille à ce que tout le personnel ayant accès aux données personnelles soit soumis à des obligations de confidentialité appropriées.
8. Conservation des Données
HoopoTrack conserve les données personnelles comme suit :
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Les données des clients finaux associées aux tickets de service sont conservées tant que le compte de l'entreprise reste actif, ou jusqu'à ce que l'entreprise supprime le ticket ou anonymise le client. Un ticket supprimé demeure restaurable par l'entreprise pendant 30 jours, puis est définitivement et irrévocablement retiré de tous les systèmes actifs.
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Lorsqu’un client final s’enregistre via le formulaire d’enregistrement d’une entreprise, ses informations sont conservées comme enregistrement en attente jusqu’à ce que l’entreprise le confirme. Un enregistrement que l’entreprise ne confirme pas dans le délai qu’elle a choisi (24 ou 48 heures) cesse de lui être affiché à la fin de ce délai, puis est définitivement supprimé lors du nettoyage programmé suivant. Un enregistrement confirmé rejoint les données de ticket décrites ci-dessus, et la copie de ces informations conservée par l’enregistrement en attente est effacée lors de la confirmation.
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Les données du compte Utilisateur sont conservées pendant la durée de l'abonnement actif. À la résiliation du compte, les données du compte sont supprimées dans les trente (30) jours, sauf lorsque la conservation est requise par la loi applicable.
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Les enregistrements des notifications WhatsApp et e-mail envoyées aux clients finaux, ainsi que le journal d'activité des modifications effectuées au sein d'un compte, sont conservés six (6) mois puis définitivement supprimés. Le contenu personnel de ces enregistrements de notification est supprimé plus tôt si le ticket est définitivement supprimé ou si le client est anonymisé. Ces enregistrements comprennent le texte de chaque message tel qu'il a été envoyé, tout code PIN étant masqué. Ce texte est conservé pendant les mêmes six (6) mois et supprimé plus tôt si le ticket est définitivement supprimé ou si le client est anonymisé. Si les données d’un client sont effacées, le journal des messages déjà envoyés conserve la langue de chacun jusqu’à sa suppression, 180 jours après l’envoi.
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Lorsqu'un client final demande à ne plus recevoir de messages WhatsApp (par exemple en répondant STOP), HoopoTrack ne conserve son numéro de téléphone que sous une forme codée (un hachage à clé), accompagnée uniquement de numéros de référence internes, aussi longtemps que cette demande s'applique, afin qu'elle soit respectée pour toutes les entreprises de la Plateforme. Cette forme codée sert uniquement à respecter cette demande : reconnaître le numéro partout où la Plateforme lui écrit, l'affiche ou en reçoit un message (par exemple avant l'envoi d'un message, lorsqu'une entreprise saisit ou ouvre un client ou un ticket portant ce numéro, ou lorsque ce numéro répond STOP ou START ou que WhatsApp signale qu'il a bloqué nos messages). HoopoTrack ne la reconvertit pas en numéro de téléphone, ne l'exporte pas et ne permet aucune recherche à partir d'elle. Si le client final demande ensuite à recevoir de nouveau des messages, l'enregistrement est définitivement supprimé six (6) mois plus tard.
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Les journaux d'accès système et les données techniques sont conservés aussi longtemps que nécessaire à la surveillance de la sécurité, à la prévention de la fraude et au fonctionnement de la Plateforme.
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Les copies de sauvegarde des données peuvent persister jusqu'à trente (30) jours supplémentaires après la suppression des systèmes actifs pour permettre les processus de reprise après sinistre.
Lorsqu'une période de conservation s'applique, les données personnelles sont, à son expiration, supprimées de manière sécurisée ou anonymisées conformément aux protocoles de destruction des données conformes aux normes du secteur. Indépendamment d'une telle période, l'Utilisateur peut à tout moment supprimer un ticket de service ou anonymiser un client final depuis la Plateforme ; l'anonymisation efface définitivement le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone de ce client tout en laissant intact le dossier de service lui-même. Si ce client final a demandé à ne plus recevoir de messages WhatsApp, seule la forme codée de son numéro décrite ci-dessus est conservée après l'anonymisation, afin que sa demande continue d'être respectée.
9. Juridiction et Localisation des Serveurs
Les serveurs principaux de HoopoTrack, qui font fonctionner la plateforme et sa base de données, sont situés dans l’Union européenne, à Amsterdam, aux Pays-Bas. Certains des sous-traitants mentionnés à l’article 5 peuvent traiter des données personnelles en dehors de l’Union européenne ; dans ce cas, les garanties décrites ci-dessous s’appliquent.
Toutes les activités de traitement des données menées par HoopoTrack sont conformes à la Loi marocaine 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel, telle qu'administrée par la Commission Nationale de contrôle de la protection des Données à caractère Personnel (CNDP).
Lorsque des données personnelles sont transférées à des sous-traitants ou des services tiers situés en dehors du Royaume du Maroc, HoopoTrack s'assure que des garanties appropriées sont en place, y compris des clauses contractuelles types ou des mécanismes équivalents approuvés en vertu de la loi marocaine.
10. Vos Droits
En vertu de la législation applicable en matière de protection des données, y compris la Loi marocaine 09-08, l'Utilisateur et ses clients finaux bénéficient des droits suivants :
Pour exercer l'un de ces droits, veuillez soumettre une demande écrite aux coordonnées fournies à l'article 14 ci-dessous. HoopoTrack répondra à toutes les demandes valides dans un délai de trente (30) jours.
12. Mesure d'Audience sur Notre Site
Cette section concerne uniquement le site public de HoopoTrack : les pages qui présentent le service, comme la page d'accueil, les pages consacrées à chaque métier et la présente politique. Sur ces pages, nous mesurons la fréquentation du site et l'efficacité de nos publicités.
Sur ces pages, nous mesurons :
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Les pages consultées, et la page ou la publicité à l'origine de votre visite
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Votre localisation approximative, au niveau du pays, déduite de votre adresse IP
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Le type de votre appareil et votre navigateur
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La façon dont les pages sont utilisées, comme les clics et le défilement, pour repérer ce qui est difficile à utiliser
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Si une visite provient de l'une de nos publicités, pour savoir lesquelles amènent des visiteurs
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Aucun de ces outils ne fonctionne dans l'application HoopoTrack, ni sur les pages auxquelles un atelier se connecte, ni sur les pages de suivi et de salle d'attente que ses clients ouvrent. L'application ne dépose que les cookies nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité, comme celui qui maintient votre session ouverte.
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13. Modifications de la Politique de Confidentialité
HoopoTrack se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Les modifications substantielles seront communiquées aux Utilisateurs par email ou par avis visible sur la Plateforme, et la date de « Dernière mise à jour » sera révisée en conséquence.
L'utilisation continue de la Plateforme après la publication de toute modification constitue l'acceptation par l'Utilisateur de la Politique révisée. Il est conseillé aux Utilisateurs de consulter régulièrement la présente Politique.
14. Nous Contacter
Pour toute demande, requête relative aux droits des personnes concernées ou communication relative à la présente Politique de Confidentialité, veuillez nous contacter à :