التذاكر ولوحة العمل

التذكرة عملٌ واحد: هذا العميل، وهذه القطعة، وسير العمل هذا. تغطّي هذه الصفحة تسجيل العمل، ووظيفة كل جزء من صفحة التذكرة، وما يفعله الحذف حقًّا وكيف تتراجع عنه، وكيف تخبرك القائمة بما يحتاجك أولًا، ولوحة المنضدة التي سيقضي فيها موظّفوك يومهم، وما يخرج من الطابعة.

تسجيل عمل جديد

يفتح «تذكرة جديدة» نموذج التسجيل. ويُختار سير العمل نيابةً عنك حيثما لا خيار أصلًا: فسيرك الافتراضي مختار سلفًا وموسوم بـ«(افتراضي)»، وإن لم يكن لديك سوى واحد فهو مختار كذلك، وُسِم أو لم يوسم. وإن كان لديك موظّفون، ظهر بجانبه منتقي «مسند إلى»؛ ولا بأس بتركه على «غير مسندة»، ويمكنك الإسناد لاحقًا.

كل تذكرة تخصّ عميلًا، وله خانة واحدة: «الاسم أو الهاتف أو البريد (موجود أو جديد)». اكتب حرفين على الأقل فتبحث في دفتر عملائك وأنت تكتب، وتسرد كل مطابقة باسمها وسطر تواصلها وعدد التذاكر التي سجّلتها ورشتك لها، ما يكفي للتمييز بين متشابهَي الاسم. وإن لم تطابق أحدًا، عرضت عليك إنشاء ما كتبته عميلًا جديدًا، وحملت الاسم إلى الخانة بدل أن تعيد كتابته مرّة ثانية. وزرّ «عميل جديد» بجانب الخانة يتخطّى البحث كلّه لمن تعلم سلفًا أنه جديد؛ والحقول التي يفتحها تقول «سيُضاف هذا العميل عند إنشاء التذكرة.» وذلك وقت إضافته بالضبط: حفظ واحد، بلا خطوة منفصلة. والورشة التي دفتر عملائها فارغ تُفتح على تلك الحقول، لأن البحث في لا شيء لا يفيد أحدًا. وإذا كان العنوان أو الرقم الذي تكتبه فيها يخصّ شخصًا في دفترك أصلًا، نبّهك النموذج وأنت ما زلت تكتب وعرض عليك استخدام ذلك العميل؛ أما حفظ نسخة ثانية فمرفوض.

إن كانت ورشتك تستخدم تسجيل الوصول الذاتي، تُفتح «تذكرة جديدة» على «في الانتظار عند المنضدة»: صفّ بالأشخاص الذين سجّلوا وصولهم بأنفسهم من ملصقك وما زالوا ينتظرون. انقر أحدهم فيمتلئ النموذج ببياناته ويظهر «مُلِئ من تسجيل وصول {name} · مسح»؛ و«مسح» يُفرغ ما مُلئ ويترك تسجيل الوصول في الانتظار. وإنشاء التذكرة يؤكّد تسجيل الوصول. ويشرح قسم «تسجيل الوصول الذاتي» الباقي.

الورشة التي تخدم أكثر من لغة تمنح كل عميل لغة: يظهر حقل «اللغة» مع العميل في التذكرة الجديدة وفي العملاء، وتعرض صفحة العميل «يقرأ باللغة: {language}» في قائمة يمكنك تغييرها مكانها. وتبدأ بلغة الورشة. وتتبعها الرسائل وإشعارات الجهاز والبريد، وأوراق التذاكر وإيصالات الدفع، ويقول كل سطر تسليم «أُرسلت باللغة: {language}» لترى ما تلقّاه العميل فعلًا. أما الورشة ذات اللغة الواحدة فلا ترى شيئًا من هذا.

«وصف التذكرة» هو ملاحظة الاستلام: «القطعة، المشكلة المبلغ عنها، تعليمات خاصة. لا تظهر للعميل.» وهو لفريقك وحده: لا يظهر أبدًا في صفحة التتبع ولا يُدرَج أبدًا في رسالة إلى العميل. وما تريد للعميل أن يقرأه يُكتب في ملاحظة، وهو ما يشرحه القسم التالي.

وبين المسند إليه والوصف صفّ واحد مطويّ، «السعر (اختياري)»، ولا يظهر إلا إن كنت تدير المدفوعات؛ أما الموظفون بلا هذه الصلاحية فيرون النموذج كما كان دائمًا. وحين يُفتح يأخذ مبلغًا واحدًا بعملة ورشتك، وخانة «وافق العميل حضوريًا»، و«دفعة مقدّمة مستلَمة الآن» للمال المستلَم في الحال، وتكتسب لوحة «هذه التذكرة» صفّ «السعر» وصفّ «دفعة مقدّمة» وأنت تكتبهما. وهو ليس إلزاميًا أبدًا: فالعمل بلا سعر يُسجَّل كما كان تمامًا. وتغطّي «الأسعار والمدفوعات» الأمر كله.

في أسفل النموذج مفتاحان. الأول مشغَّل ما لم تطفئه، والثاني مطفأ ما لم تشغّله:

• «حماية صفحة التتبع برمز PIN»: مفعَّل افتراضيًا. يُولَّد رمز من عشرة أرقام مع التذكرة، وتطلبه صفحة التتبع قبل أن تعرض أي شيء. الرابط لا يمكن تخمينه، لكن الروابط تُعاد توجيهها، وصفحة التتبع ليست للقراءة وحدها: فقد تطلب مرحلة ممّن يفتحها أن يوافق على تكلفة، والعمل المنتهي يمكن تقييمه هناك. أطفئه لعمل تفضّل تركه مفتوحًا، وسيقول لك النموذج ما الذي يعنيه ذلك، لهذه التذكرة وحدها. وإن أردت أن تكون كل تذكرة جديدة مفتوحة فالمفتاح في تبويب «الملف» من «الإدارة › الورشة». والعميل بلا بريد إلكتروني لا يمكن إرسال الرمز إليه، ويقول النموذج ذلك فوق زرّ الإنشاء: «لا يوجد بريد إلكتروني، لذا لا يُرسَل رمز PIN. أعطه للعميل في الورشة أو على الإيصال.» وتصله تحديثات واتساب مع ذلك، دون الرمز. انظر «صفحات العملاء».
• «عرض في قائمة الانتظار»: يضع هذه التذكرة على لوحة قاعة الانتظار التي تعرضها شاشاتك المرتبطة، إن كنت تشغّلها، ويتيح لصفحة تتبّعها أن تُظهر للعميل دوره في الانتظار. وإطفاؤه يُبقي العمل خارج تلك الشاشة تمامًا.

وإلى جانب النموذج (تحته في الهاتف) لوحة عنوانها «هذه التذكرة». تمتلئ وأنت تعمل: العميل، وسير العمل، والمرحلة التي يبدأ عندها العمل وكم مرحلة تليها، ومن أُسندت إليه التذكرة. ويفتح «عرض كل المراحل» مراحل السير كاملةً، كلٌّ منها موسومة حيث «تُشعر العميل» أو «تنتظر جواب العميل»، لتتحقّق من صحّة اختيارك لسير العمل قبل الحفظ. وفي أسفل اللوحة نفسها «من سيتم إشعاره بهذه التذكرة»، تخبرك قبل الحفظ أي القنوات ستصل هذا العميل فعلًا وما الذي يمنع البقية. ويشرحها قسم الإشعارات بالكامل.

زرّ «إنشاء تذكرة» يحفظ التذكرة ويفتحها. أما «إنشاء وطباعة» فيفعل الشيء نفسه ثم يفتح نموذج الاستلام A4 مع نافذة الطباعة، جاهزًا للتسليم. وأما الإيصالات وكل ما يُطبع سواها فموجود في قائمة الطباعة في صفحة التذكرة، الموصوفة في آخر هذه الصفحة.

صفحة التذكرة

تُفتح التذكرة على رقمها وشارة تسمّي المرحلة التي بلغتها، إضافةً إلى ما ينطبق من «مكتملة» و«مصعدة» و«متأخرة». و«متأخرة» تعني أن التذكرة تجاوزت موعد الإنجاز الموعود للعميل؛ ولا تظهر إلا ما دام العمل غير منتهٍ، وفقط إذا كانت مراحل سير العمل تحمل مددًا.

بطاقة «المرحلة الحالية» هي موضع تحريك العمل. تذكر المرحلة التي تقف عندها التذكرة، ثم تعرض زرًّا كبيرًا واحدًا: «الانتقال إلى» يليه اسم المرحلة التالية في سير العمل. وهذا هو الطريق الاعتيادي للعمل: ضغطة لكل مرحلة. وتحته تسرد «إجراءات سريعة» كل مراحل سير العمل على هيئة أزرار صغيرة، لتقفز مباشرةً إلى أيّها؛ أما المرحلة التي تقف عليها التذكرة فتظهر كوسم لا كزرّ. والقفز إلى الوراء يعيد فتح مرحلة كنت قد غادرتها وقد يرسل إلى العميل رسالة أخرى، لذلك يُطلب تأكيدك أولًا. أما التقدّم فضغطة واحدة.

وحين تكون المرحلة التالية ممّا يتطلّب موافقة العميل، يقول سطر تحت الزرّ ذلك قبل أن تضغط. وحين تكون التذكرة واقفة أصلًا على مرحلة كهذه، يعرض إطار في أعلى البطاقة «في انتظار موافقة العميل» أو «تمت الموافقة من قبل العميل» أو «تم الرفض من قبل العميل»، ومعه ما تركه العميل من ملاحظة مع جوابه. وعند المرحلة الأخيرة من سير العمل تقول البطاقة ذلك، بدل أن تترك موضع الزرّ فارغًا.

ويمكنك أيضًا أن تسأل العميل عن أمر لا تسأل عنه أي مرحلة. زرّ «اسأل العميل» على البطاقة نفسها: اضغطه، واكتب السؤال بكلماتك (والحقل يقترح شكله، «السحّاب تالف أيضًا، ويلزم 20 إضافية لاستبداله. هل أفعل؟») ثم أرسله. يجد العميل السؤال في صفحة التتبّع مع زرّي «موافقة» و«رفض» نفسيهما اللذين يجيب بهما على أي مرحلة، ويمكنه إرفاق ملاحظة بردّه. لا يتغيّر شيء في سير العمل لديك، وتبقى التذكرة في مكانها تمامًا.

وأنت من يختار كيف يعلم بذلك. تحت الحقل يعرض «أبلغه عبر» القنوات التي تستطيع فعلًا أن تصل هذا العميل في هذه اللحظة (هذه وحدها، حتى لا يَعِد زرّ قناة برسالة كانت سترفض)، وكلها مؤشَّرة في البداية. وإشعارات الجهاز واحدة من تلك القنوات حين يكون العميل قد فعّل التحديثات لهذه التذكرة. أزِل التأشير عمّا لا تريده. وأزِله عنها جميعًا فيصير الزرّ «اسأل دون إشعار»، مع سطر يقول ما الذي يتركه لك ذلك: «سيظهر السؤال في صفحة التتبّع الخاصة به؛ وعليك أنت إخباره.» وهذا هو الخيار الأمين لعميل واقف أمام منضدتك، أو لعميل أنت على وشك مهاتفته. وأيًّا كان اختيارك فالسؤال نفسه واحد وصفحة التتبّع تحمله في الحالتين؛ والسؤال الذي أُرسل على غير قناة يُوسم على البطاقة بـ«لم يُبلَّغ: لم تُرسَل أي رسالة بهذا السؤال، فأبلغ العميل بنفسك»، كي لا يفترض أحد لاحقًا أن العميل قد كوتب.

وما دام السؤال معلّقًا تنتظره التذكرة: تخفت أزرار المراحل ويشرح سطر أن العميل لم يُجب بعد، ولا يبقى متاحًا إلا المراحل المعلَّمة كمنتهية، حتى تستطيع دائمًا إعادة العمل إليه. سؤال واحد في كل مرة: و«اسحب السؤال» يسترده إن كنت قد هاتفته بدلًا من ذلك أو بدا لك غير ذلك، فتتوقّف التذكرة عن الانتظار. وسحب السؤال يمنعه من الإجابة، لكنه لا يسترجع رسالة وصلته من قبل، فإن كانت رسالة قد خرجت فالأولى أن تذكر ذلك حين تكلّمه. وإنهاء العمل يسحب من تلقاء نفسه سؤالًا بلا جواب، لأن إنهاءه هو جوابك. يبقى السؤال في صفحة العميل سجلًّا، وتختفي الأزرار. وحين يُجيب، بأي من الجوابين، لا يبقى شيء محجوزًا: فالموافقة والرفض كلاهما يخبرك ببساطة بما تفعله بعد ذلك، ويبقى السؤال وردّه على البطاقة وعلى صفحته سجلًّا لما تمّ الاتفاق عليه.

وللمال موضع واحد في الصفحة: بطاقة «السعر والدفعات» تحت تفاصيل التذكرة في العمود الجانبي، وشارة مقابلة لها في الترويسة بجانب شارة المرحلة تُقرأ «المبلغ المتبقي 320 MAD» أو «مدفوع بالكامل» أو «يُردّ للعميل 50 MAD». وعلى الهاتف يأخذك لمس الشارة إلى البطاقة. وتبدأ البطاقة بالمبلغ المتبقي و«تسجيل دفعة»، ثم عرض السعر ووضعه، والدفعات، وسجلّ؛ وفي تذكرة بلا سعر تكون رابطًا واحدًا «إضافة سعر» لا غير. والموظفون الذين لا يديرون المدفوعات يرون الشارة بلا رقم وسطر «يوجد مبلغ متبقٍّ. يمكن لمن يملك صلاحية إدارة المدفوعات تسجيله.» في موضع البطاقة. وتصف «الأسعار والمدفوعات» كل جزء منها.

وبطاقة التذكرة المنتهية تبدأ بالمبلغ المتبقي هي أيضًا، «المبلغ المتبقي 320 MAD» و«تسجيل دفعة» فوق التقييم، لأن عودة العميل هي حين يقع أكثر المدفوعات. وتحمل البطاقة نفسها «تسليم للعميل» ما دام العمل ينتظر من يأتي لأخذه، لكل من يستطيع تحديث المراحل، في كل الخطط: فحيث في سير العمل مرحلة مكتملة بعد مرحلة الاستلام، يكون هو النقل إليها؛ وحيث لا مرحلة كذلك، يختم التذكرة بأنها سُلّمت ولا يرسل شيئًا. ثم تُقرأ البطاقة «التسليم للعميل: …» مع التاريخ ومن فعل ذلك، و«إلغاء التسليم للعميل» بجانب ذلك السطر يعيد التذكرة إلى عمود الجاهز دون مراسلة أحد. والتسليم للعميل، والنقل إلى مرحلة مكتملة بعد مرحلة الاستلام، يسألان أولًا كلما كانت التذكرة غير مسوّاة: فالمبلغ المتبقي يُقرأ «ما زال 320 MAD مستحقًا.»، والمبلغ المردود يُقرأ «50 MAD للاسترداد.»، وعرض السعر الذي لم يُجب عنه العميل بعد يُقرأ «ما زال عرض سعر ينتظر ردًّا.» مع سطر يحذّر من أنه لن يستطيع الرد عليه بعد التسليم. ويعرض كل منها الإجراء المناظر، «تسجيل 320 MAD والتسليم» أو «ردّ 50 MAD»، بجانب «التسليم رغم ذلك»؛ ومن لا يملك صلاحية تسجيل دفعة لا يرى رقمًا، بل «لم تُسوَّ هذه التذكرة بعد.» فقط. أما النقل إلى مرحلة الاستلام نفسها فلا يسأل أبدًا.

يقع «تغيير الموعد الموعود» في رأس التذكرة. اختر «الموعد الجديد»: وحقل «الوقت (اختياري)» إن تُرك فارغًا فمعناه نهاية ذلك اليوم كما كان، ومع الوقت تذكره التذكرة ولوحة المنضدة وصفحة التتبع والرسالة إلى العميل، مثل «جاهزة بحلول 12 أكت الساعة 14:30». و«إبلاغ العميل» يرسل رسالة قصيرة واحدة بالبريد أو بإشعار الجهاز بالموعد الجديد (دون واتساب حاليًا). وإن كان العميل قد طلب إيقاف التحديثات، أو ردّ بـSTOP على واتساب، ولم يكن ثمة ما يصل إليه، قالت النافذة ذلك بدل أن تعرض الإرسال.

الملاحظات والسجل والإرسال

يُفتح «إضافة ملاحظة» تحت الإجراءات السريعة. اكتب الملاحظة ثم اختر لمن هي: «يراها العميل» تضعها في صفحة التتبع العامة، و«الفريق فقط» تُبقيها لفريقك. وتفتح الملاحظة الجديدة على «الفريق فقط»، وخانة الملاحظة التي سيقرؤها العميل تذكر اللغة التي يقرأ بها. وإضافة ملاحظة لا تحرّك التذكرة أبدًا: فالملاحظة تلتصق بالمرحلة التي يقف عندها العمل لحظة الحفظ، والمرحلة لا تتغيّر. فالملاحظات ونقل المراحل هنا إجراءان منفصلان عن قصد. و«إرفاق صورة» يقع تحتها مباشرة ويعمل بالطريقة نفسها مع الصور: الزرّ الذي يحمل الاسم نفسه يفتح منتقي الملفات في جهازك (والهاتف يعرض الكاميرا هناك)، و«تعليق (اختياري)» يتيح لك أن تقول ما الذي تُظهره الصورة. و«إرفاق الصورة» يحفظها على المرحلة التي تقف عندها التذكرة، تمامًا كما تلتصق الملاحظة، والسطر تحت المنتقي يقول أين تنتهي: «يراها العميل في صفحة التتبع العامة، إلى جانب المرحلة التي التُقطت فيها.» صورة واحدة في كل مرّة، وكل ما كان أكبر من اللازم أو لم يكن صورة يُرفض قبل أن يغادر جهازك، برسالة «حجم هذه الصورة يتجاوز 5 ميغابايت. اختر صورة أصغر.» أو «هذا الملف ليس صورة. اختر ملف JPEG أو PNG أو GIF أو WebP.»

وبطاقة «سجل المراحل» تحتها هي دفتر التذكرة: مدخل لكل مرحلة دخلتها، من الأحدث إلى الأقدم، خمسة في كل مرّة مع زرّ لعرض البقية. ويحمل كل مدخل وقت بدء المرحلة، والملاحظات التي تُركت عليها (وعلى كلٍّ منها وسم «الفريق فقط» أو «يراها العميل»)، وأي صور مع تعليقاتها تحتها، وموافقة العميل حيث طلبتها المرحلة. والصور تُفتح بحجمها الكامل بنقرة، بتعليقها كذلك. وتحمل كل صورة زرّ حذف صغيرًا يسأل «هل أنت متأكد أنك تريد حذف هذه الصورة؟» قبل أن يفعل شيئًا؛ فإن وافقت اختفت الصورة نهائيًا من السجل ومن صفحة تتبع العميل.

ويحمل كل مدخل كذلك سطر «إشعارات العميل» لكل رسالة: القناة، وإلى أين ذهبت (عنوان، أو رقم، أو لإشعارات الجهاز عدد الأجهزة)، وما آلت إليه، من «جارٍ الإرسال…» إلى «تم التسليم» أو «تمت القراءة»، أو سبب عدم إرسالها. و«تم التسليم» و«تمت القراءة» تأتيان دائمًا مع سطر يقول من بلّغ بهما، و«عرض الرسالة» يعرض النصّ الذي وصل العميل بالضبط. ويشرح قسم الإشعارات كل ما قد يُعرض في هذا السطر. هذا هو الجواب عن سؤال «هل سمع العميل منّا فعلًا؟»، ويستحقّ أن يُقرأ قبل الاتصال بعميل لسؤاله.

العميل والوصف ورابط التتبع

ثلاث بطاقات تتوالى في جانب التذكرة. الأولى هي «العميل»: اسمه (ورابط إلى سِجلّه إن كنت مخوّلًا بإدارة العملاء) مع بريده ورقم هاتفه كروابط تضغطها لتكتب أو تتّصل. وإن لم يكن لديه أيّ منهما، عرضت البطاقة «لا توجد معلومات اتصال» ونبّهت إلى أن أي إشعار لن يبلغه، وزرّ «تعديل العميل» تحتها مباشرةً هو المخرج. وفيها قسم «تفاصيل التذكرة» القابل للطيّ ويضمّ اسم سير العمل، و«مسند إلى»، ومفتاح «عرض في قائمة الانتظار».

والبطاقة الثانية هي «وصف التذكرة» المأخوذ من نموذج التسجيل. اضغط «تعديل»، وغيّر النصّ، ثم «حفظ» أو «إلغاء»؛ ولا يُكتب شيء حتى تضغط «حفظ».

والثالثة هي «التتبع والمشاركة»: رمز QR يصوّره العميل عند الطاولة، و«رابط عام» كاملًا، وزرّ ينسخه، وزرّ يفتحه في تبويب جديد لترى بعينك ما يراه عميلك. وتحتها مفتاح «محمي برمز PIN». شغّله فتعرض البطاقة الرمز نفسه من عشرة أرقام، مع أزرار لنسخه، ولتوليد رمز جديد، ولإرساله بالبريد إلى العميل. وهذا الأخير غير متاح حين لا يكون للعميل عنوان مسجّل.

حذف تذكرة، واستعادتها

حذف التذكرة لا يمحوها. يسأل «حذف»: «هل تريد حذف هذه التذكرة؟ ستُنقل إلى التذاكر المحذوفة حيث يمكنك استعادتها. ولن يُحذف معها أي شيء آخر.» وهذا بالضبط ما يحدث. تغادر التذكرة قائمتك بكامل سجلّها، وتقول الرسالة التي تليها: «تم نقل التذكرة إلى «التذاكر المحذوفة». يمكنك استعادتها من تلك الصفحة.» والحذف، وكل ما تصفه هذه الفقرة، من شأن صاحب الورشة: أما الموظّف الذي يصل إلى تلك الصفحة فيُعاد إلى لوحة التحكم.

تلك الصفحة اسمها «التذاكر المحذوفة»، ويُوصل إليها من الزر الذي يحمل الاسم نفسه أعلى قائمة تذاكرك، وهو يحمل عدد التذاكر المنتظرة هناك حين يكون فيها شيء. ويعطي كل سطر رقم التذكرة، والعميل، والمرحلة التي بلغها العمل، وتاريخ حذفك لها، و«الأيام المتبقية»، أي ما بقي من مدة الحفظ. وتذكر الصفحة طول تلك المدة في أعلاها، ويُكتب في يومها الأخير «على وشك الحذف» بدل الرقم.

تُعيد «استعادة» التذكرة كما كانت تمامًا: سجلّ المراحل والملاحظات والصور وموافقات العميل وسجلّات الإشعارات كلها تعود معها. ولا يكلّفك ذلك شيئًا: فالتذكرة المحذوفة تحتفظ بمكانها في حصة التذاكر طوال وجودها هناك، ولذلك لا تُرفض الاستعادة أبدًا. أما «حذف نهائي» فهو الزر الآخر، وهو وحده ما يمحو شيئًا: التذكرة وسجلّ مراحلها وملاحظاتها وصورها وموافقات العميل وسجلّ كل رسالة أُرسلت بشأنها، ولا سبيل إلى الرجوع. والاستثناء الوحيد مدفوعاتها: تبقى في عرض «المدفوعات» وفي ملف CSV بعنوان مثل «T-1042 (محذوفة) · كريم»، فلا تتغير دفاترك ولا أي يوم أُقفل. وعند انقضاء مدة الحفظ يحدث ذلك من تلقاء نفسه، ولهذا يظهر العدّ التنازلي على السطر.

ما يحتاج إليك

تفتح قائمة تذاكرك على صفّ من أربع بطاقات عنوانه «ما يحتاج إليك». وهي توزّع كل عمل مفتوح في ورشتك على أربعة مسارات، وكل بطاقة زرّ: اضغطها فلا تعرض القائمة تحتها إلا ذلك المسار، واضغطها ثانية فيرتفع الفرز. والأعداد للورشة كلها لا للصفحة التي تنظر إليها، فلا يُنقص أحدَها أن تكتب في حقل البحث.

والعمل في مسار واحد لا غير، والغالب منها هو الأشدّ حاجة إليك:

• «يحتاج تدخلك الآن»: عمل تجاوز الموعد الذي وعدت به، أو عمل أجاب عميله عن سؤال ولم يُتخذ بعده إجراء، أو عمل ضاعت في الطريق كل رسالة حملت سؤالك فيه. وهذه وحدها البطاقة التي يتغيّر لونها، ولا يتغيّر إلا حين تحمل شيئًا.
• «بانتظار العميل»: سؤال خرج ولم يعد بجواب. الكرة في ملعبه، ولا شيء عليك هنا إلا الانتظار.
• «قيد العمل»: عمل مفتوح يسير سيره الطبيعي ولا أحد محجوز.
• «أُنجز اليوم»: الأعمال التي بلغت اليوم مرحلة معلَّمة بأنها منتهية، بساعة ورشتك أنت. ويُحسب العمل الذي ينتظر على رفّ الاستلام، لأنه منتهٍ وإن لم يأتِ أحد لأخذه بعد. أما ما أُنجز أمس فخارج هذا الصفّ تمامًا.

واضغط مسارًا لا يحمل شيئًا فتقول لك القائمة ذلك بالكلام بدل أن تعرض جدولًا فارغًا: «لا شيء يحتاج إليك»، «لا أحد مدين لك بجواب»، وهكذا. والمسار «يحتاج تدخلك الآن» وهو فارغ جوابٌ حقيقي عن السؤال الذي يطرحه الصفّ.

ويحمل كل صفّ زرًّا صغيرًا واحدًا على الأكثر، للأسباب نفسها مختصرة: «وصل الجواب: لم يُتخذ إجراء»، أو «السؤال لم يصل العميل أبدًا»، أو «في انتظار الموافقة» ومعه القناة وما آلت إليه الرسالة: «البريد الإلكتروني · سُلِّم»، «واتساب · أخفق». أما العمل المتأخر فلا يُوسم بذلك، لأن الصفّ يحمل أصلًا وسم «متأخرة» الخاص به.

ومتى سجّلت ورشتك أول سعر لها، اكتسبت القائمة عمود «الدفع» يحمل الشارة نفسها التي تعرضها صفحة التذكرة، «المبلغ المتبقي 320 MAD» أو «مدفوع بالكامل» أو «يُردّ للعميل 50 MAD»، والرقم فيها لمن يدير المدفوعات أو يجوز له الاطلاع على المبلغ المتبقي وحدهم، ومرشِّحين اثنين، «المبلغ المتبقي» و«مدفوع بالكامل». وعرض السعر الذي لم يُجب عنه العميل ليس وضعًا ماليًا: بل يظهر عبر مسار «بانتظار العميل» وشارته، كما يظهر السؤال. والورشة التي لا تُدخل سعرًا قط لا ترى العمود أبدًا.

لوحة المنضدة

«عمليات التذاكر» هي الشاشة التي تُترك مفتوحة على لوح المنضدة أو على الهاتف في جيبك. وهي ترسم عمودًا لكل مرحلة من مراحل سير عمل واحد، وتضع كل عمل مفتوح في العمود الذي يقف فيه، فتكون اللوحة صورةً للطاولة لا قائمةً. وإن كان لديك أكثر من سير عمل فمُنتقٍ في الأعلى يختار أيها؛ والورشة ذات سير العمل الواحد لا تراه أبدًا. أما الأعمال التي ليست على أي مرحلة حيّة (لا مرحلة لها أصلًا، أو مرحلة أرشفتها منذ ذلك الحين) فتجتمع في عمود «مراحل أخرى» في نهاية اللوحة بدل أن تختفي بصمت، وتسمّي كل بطاقة مرحلتها المؤرشفة وتعرض «نقل إلى…» نحو مرحلة حالية.

ولا تنزلق الشاشة انزلاق الصفحة؛ بل ينزلق كل عمود وحده، فلا يدفع عمودٌ طويل غيره خارج النظر. وتُفتح اللوحة على كل مرحلة فيها عمل؛ أما المرحلة الفارغة فتبقى مخفيّة حتى تطلبها، ويقول ذلك سطرٌ بجانب عدد التذاكر مثل «المراحل المعروضة: 5 من 6»، وبجانبه «عرض الكل». وتضيف رقاقات المراحل فوق الأعمدة مرحلةً إلى اللوحة أو تُزيلها منها، وإن زادت الأعمدة على ما يتّسع له العرض انزلق صفّ الأعمدة جانبيًا داخل اللوحة. وعلى الهاتف ترى عمودًا واحدًا في كل مرة، واسم المرحلة في الأعلى هو المنتقي، وعلى جانبيه زرّان. ومرحلة الجاهزية للاستلام عندك على اللوحة افتراضيًا، عمودَ الجاهز؛ ويُدخل «تضمين التذاكر المكتملة» بقيّةَ العمل المنتهي، أي التذاكر في مرحلة مكتملة تلي مرحلة الاستلام والتذاكر التي سُلّمت أصلًا. ويقبل حقل البحث رقم تذكرة، أو رابط تتبع، أو اسم عميل أو هاتفه أو بريده. وتبيّن ترويسة العمود حجم المرحلة الحقيقي لا عدد البطاقات المرسومة حتى الآن، ويأتي صفّ «عرض المزيد» في أسفل العمود ببقيّتها.

ومغزى اللوحة كله ضغطة واحدة. فكل بطاقة تحمل الانتقال إلى مرحلتها التالية، وضغطه ينقل البطاقة في الحال، لكن لم يُرسل شيء بعد. تظهر رسالة في أسفل الشاشة تسمّي إلى أين يذهب العمل وما الذي سيخرج معه، وإلى جانبها «تراجع» لأربع ثوانٍ. اتركها فيُنفَّذ النقل فعلًا؛ واضغط «تراجع» فكأنك لم تمسّها قط، لأن شيئًا لم يكن قد أُرسل. ولهذا يأتي التراجع قبل النقل لا بعده: رسالة العميل لا تُستعاد، فجُعلت الوقفة حين لا يكون بعدُ شيء يُستعاد.

ولا يضيع نقل منتظر في صمت أبدًا. فمغادرة الشاشة، وإخفاء التبويب، وفتح تلك التذكرة، والضغط على شيء آخر، كلها تُنفِّذ النقل الذي كنت تنتظره بدل أن تُسقطه. والبطاقة التي عملها محجوز (وأغلب ذلك سؤال بلا جواب) لا تعرض زرّ نقل أصلًا، وتطبع السبب بالكلمات نفسها التي تستعملها صفحة التذكرة، مع إبقاء مرحلة الإغلاق متاحة حتى تستطيع دائمًا إعادة العمل.

والضغط على بطاقة يفتح التذكرة كاملة: على الهاتف تصعد من أسفل الشاشة، وعلى شاشة عريضة تجلس في لوحة إلى جانب اللوحة الأصلية، وهي هي في الحالتين: كل مرحلة كزرّ صغير، والملاحظات، والسؤال إلى العميل، والإسناد، والطباعة، ورمز QR. فيمكن إذًا إنجاز يوم كامل من عمل المنضدة دون مغادرة هذه الشاشة.

ويمتدّ في الأعلى شريط عنوانه «ما يحتاج إليك، وما يُرسَل». في أحد طرفيه المسارات الأربعة نفسها التي في قائمة التذاكر، كلٌّ بعدده وبالاسم نفسه على كل عرض. وعلى الهاتف يعلو العددُ الاسم. والقناة التي لم تفعّلها ورشتك تظهر «متوقف» بدل الحصة، إذ لا يُرسل عبرها شيء. وهي أزرار لا روابط: فالضغط على أحدها يضيّق اللوحة نفسها إلى ذلك المسار، مع عدد بجانب مربع البحث يقرأ «يُعرض 3 من 7» و«عرض الكل» بجانبه لمسح كل المرشِّحات دفعة واحدة؛ والضغط على المسار مرة أخرى يمسحه هو وحده. وفي الطرف الآخر يومك في سطر واحد: كم رسالة أرسلتها ورشتك، وكم منها لم يصل، وكم بقي من حصة هذا الشهر على كل قناة. وعلى الهاتف تنتقل الصياغة الطويلة إلى لوحة «رسائل اليوم» على بعد ضغطة. ولا يُلوَّن أبدًا إلا شيئان («يحتاج تدخلك الآن» حين يحمل شيئًا، وعدد الرسائل التي لم تصل)، فالشريط الهادئ يعني يومًا هادئًا. وإن كان عمل مفتوح يخصّ عميلًا توقّف بريده عن العمل، قال لك الشريط كم عددها وأخذك إليها مباشرة.

والعميل الذي تجاوز عمله موعد الإنجاز الموعود يستطيع تصعيده مرّة واحدة من صفحة تتبعه. ولا يُحذف بذلك شيء ولا يتغيّر: إنما هو إشارة تقول «ما زلت أنتظر». والتذاكر المصعدة مظلَّلة وموسومة بـ«مصعدة» في القائمة كي لا تفوت، وتحمل صفحة التذكرة بطاقة حمراء تذكر تاريخ التصعيد، مع «حل التصعيد» لرفع الإشارة بعد أن تكون قد عالجت أمر العميل.

وعمود الجاهز هو حيث تُردّ الأعمال إلى أصحابها، فهناك يلتقي المال باللوحة. فالبطاقة التي عليها مبلغ متبقٍّ تحمل شارة «المبلغ المتبقي 320 MAD» و«تسجيل الدفعة والتسليم»، وهو يفتح نافذة تسجّل الدفعة وتنقل العمل في إجراء واحد، ولها «تراجع» خاص بها لعشر ثوانٍ و«طباعة الإيصال»؛ أما البطاقة التي لا شيء يُدفع فيها فتحمل «تسليم للعميل» فحسب، ضغطة واحدة مع التراجع المعتاد بأربع ثوانٍ. ويكتسب الشريط الأعلى «المقبوض اليوم: 2,050 MAD» وعدّ الصندوق «إقفال اليوم»، وتعدّ نافذته التذاكر المنتظرة للدفع. وفي «الأسعار والمدفوعات» التفصيل الكامل، ومنها أي زرّ يراه كل عضو في فريقك.

الطباعة

تعرض قائمة الطباعة في أعلى صفحة التذكرة ثلاث وثائق، كلها مبنيّة من التذكرة التي أمامك وكلها تُفتح في نافذة جديدة مع مربّع حوار الطباعة:

• «طباعة نموذج الاستلام»: ورقة A4 واحدة، في أعلاها ورقة عملك، وفي أسفلها تذكرة عميل تُقتطع تحمل رمز QR ورابط التتبع.
• «طباعة إيصال العميل»: قصاصة بمقاس بكرة الإيصالات (80 مم) للعميل، عليها رمز QR والرابط.
• «طباعة إيصال داخلي»: نسخة الورشة، وعليها تفاصيل العمل وبلا رمز QR.

وحين تكون التذكرة محميّة برمز PIN، يُطبع الرمز على مستندَي العميل كليهما ولا يُطبع على أيٍّ من مستنديك. فعلى النصف القابل للفصل من ورقة A4 هو أكبر ما في القصاصة، تحت عبارة «رمز التتبع (PIN)»، وبين الأسطر الثلاثة التي تخبر العميل بما يفعله سطرٌ يقول «أدخل رمز PIN الخاص بك إذا طُلب منك ذلك»؛ وتحمل قصاصة الثمانين مليمترًا الرمز نفسه في إطار «رمز التتبع (PIN)» فوق رمز QR. أما الإيصال الداخلي فلا رمز PIN فيه ولا رمز QR. وهذا هو سبب أهمية القصاصة المطبوعة لعميل لا بريد صالحًا له: فالورق هو الطريق الآخر الوحيد الذي يصله به الرمز.

وتعرض لوحة المنضدة أوّل اثنتين على التذكرة التي فتحتها، لتسلّم العميل قصاصته دون فتح الصفحة الكاملة.

وحين تحمل التذكرة مالًا، يطبع مستندا العميل سطور «عرض السعر» و«مدفوع» و«المبلغ المتبقي»، لكن فقط حين يكون «إظهار الأسعار للعملاء» مفعَّلًا في «المدفوعات › الإعدادات» وقد اتُّفق على السعر أو سُجّلت دفعة؛ أما السعر المسودة فلا يطبع شيئًا، والدفعة المقدّمة تُطبع في الحالتين بصيغة «دفعة مقدّمة 100 MAD · نقدًا». ولا يحمل الإيصال الداخلي ونصف ورقة العمل من ورقة A4 مبالغًا إلا حين يكون من يطبع يدير المدفوعات. ومستند رابع، «إيصال دفع»، يُطبع من زرّ «طباعة الإيصال» الذي يلي كل دفعة مسجَّلة لا من هذه القائمة؛ وتصفه «الأسعار والمدفوعات».

وفي القائمة نفسها «طباعة ملصق القطعة» الذي يطبع فورًا بالصيغة المعتادة لورشتك: «طابعة ملصقات 50 × 25 مم» أو «ورقة ملصقات A4 (24 في الصفحة)». و«صيغة الملصق…» في القائمة تبدّل الصيغة، وفي ورقة A4 تسأل «كم نسخة؟» و«ابدأ من الموضع» كي لا تُهدر ورقة مستعملة جزئيًا. ويحمل الملصق رقم التذكرة وتاريخ الاستلام والأحرف الأولى من اسم العميل ورمز QR، ولا يحمل أبدًا اسم العميل ولا هاتفه ولا رمز PIN ولا السعر ولا رابط التتبع. وحين يمسح أحد من ورشتك الرمز تُفتح التذكرة؛ وأي شخص آخر يرى صفحة محايدة واحدة تسمّي الورشة على الأكثر، مع «الفريق: تسجيل الدخول». أما الإعدادات الافتراضية والمفتاحان «إظهار القطعة على الملصقات» و«طباعة ملصق بعد كل تذكرة جديدة» (متوقفان حتى تشغّلهما) فتُضبط في «الإدارة › الورشة» تحت «الطباعة».