البداية

كل ما تفعله ورشة جديدة في يومها الأول، بالترتيب: افتح حسابًا، وابنِ سير عمل، وسجّل أول عمل، وسلّم العميل رابطًا يتابع به بنفسه. احسب نحو عشر دقائق.

أنشئ حسابك

يطلب نموذج التسجيل أربعة أشياء: اسمك، واسم ورشتك، والبريد الإلكتروني الذي ستسجّل الدخول به، وكلمة مرور. الموافقة على الشروط إلزامية، أما خانة تلقّي نصائح البدء فاختيارية.

لا توجد خطوة منفصلة باسم «أنشئ ورشتك». تُنشأ ورشتك مع حسابك، بعنوانها العام ولغتها وفترة تجريبية مجانية، ثم تُسجَّل دخولك وتُنقل مباشرة إلى لوحة التحكّم. يصلك رابط لتأكيد بريدك الإلكتروني ولا شيء ينتظر ردّك عليه: وإلى أن تتبعه يظهر شريط يقول «أكّد بريدك الإلكتروني» مع العنوان الذي أُرسل إليه الرابط، ويعرض «إعادة الإرسال» و«عنوان خاطئ؟ غيّره». ويضع «إخفاء مؤقتًا» الشريط جانبًا على ذلك الجهاز سبعة أيام.

تسجيل الدخول محميّ بوسائل بسيطة. كلمة المرور الشائعة جدًا تُرفض («كلمة المرور هذه شائعة وسهلة التخمين. جرّب جملة قصيرة أو مزيجًا من كلمات لا يختارها غيرك.»). وبعد عدة محاولات بكلمة مرور خاطئة يتوقف تسجيل الدخول وقتًا قصيرًا ويذكر المدة، مثل «محاولات كثيرة. حاول مجددًا بعد 5 دقائق، أو أعد تعيين كلمة المرور.»؛ وإعادة تعيين كلمة المرور ترفع الإيقاف عن الحساب. وتغيير بريدك الإلكتروني من صفحة ملفك ينتظر تأكيد العنوان الجديد: يعرض الملف «بانتظار التأكيد» مع العنوان الجديد ويقدّم «إرسال الرابط مجددًا» و«إلغاء التغيير»، ويبقى بريدك كما هو حتى تتبع الرابط.

تُجري بضعة نماذج فحصًا ضد الروبوتات: التسجيل وتسجيل الدخول ونسيان كلمة المرور وإعادة تعيينها و«تذكرة جديدة» و«عميل جديد». وهو غالبًا غير مرئي؛ وحين يطلب نقرة تظهر خانة في الصفحة، ويقول الرفض «تعذّر التحقّق من أنك لست روبوتًا. أعد تحميل الصفحة وحاول مجددًا.» ولا شيء آخر في التطبيق ينتظر فحصًا كهذا، فلا يتوقف نقل تذكرة ولا كتابة ملاحظة ولا تسجيل دفعة عنده.

أنجز قائمة البدء في لوحة التحكّم

تفتح لوحة التحكّم على بطاقة «ابدأ هنا» تضمّ ثلاث خطوات. كل خطوة رابط إلى الشاشة التي تُنجزها، وكل واحدة تُعلَّم بنفسها:

• ملف الورشة: يُعلَّم بمجرد أن تكون لورشتك وسيلة تواصل، بريد إلكتروني أو رقم هاتف.
• سير العمل: يُعلَّم بمجرد أن يكون عندك سير عمل بمرحلة واحدة على الأقل.
• أول تذكرة: تُعلَّم بمجرد تسجيلك أول عمل.

حين تُعلَّم الخطوات الثلاث تقول البطاقة «أنت جاهز لاستقبال الأعمال.» وتعرض الإضافات الموصى بها: منطقتك الزمنية، وقناة إشعارات، وشعارك، ورابط تقييم جوجل. وعلى كل منها «موصى به»، و«ليس الآن» يتجاوز واحدًا نهائيًا، و«إخفاء» يضع البطاقة جانبًا. ولا يراها إلا صاحب الورشة؛ أما حسابات الموظفين فلا تراها أبدًا.

ابنِ أول سير عمل من قالب جاهز

سير العمل هو المراحل المرتّبة التي يمرّ بها العمل: ما تسير عليه التذكرة، وما يتابعه العميل على صفحة التتبّع. تحتاج إلى واحد قبل أن تستقبل أي عمل، فابدأ به قبل كل شيء.

تعرض صفحة سير العمل مجموعة من القوالب الجاهزة للمهن الشائعة. زرّ «استخدام هذا القالب» يفتح نموذج سير العمل والقالب مختار مسبقًا: اسمه ووصفه مملوءان، وخطوة اختيار النوع متجاوَزة، والزر في الأسفل يقول «تطبيق القالب» بدل «إنشاء سير عمل»، والمراحل التي سينشئها مسرودة بالترتيب في النموذج تحت عنوان «ما الذي ينشئه هذا القالب»، فترى سير العمل قبل أن تلتزم به. أما «تصفح القوالب» فيفتح المُنتقي نفسه دون اختيار مسبق، إن فضّلت تصفّح القائمة كاملة أولًا.

يصبح أول سير عمل لديك افتراضيًا للتذاكر الجديدة تلقائيًا. مفتاح «تعيين كسير عمل افتراضي» مُفعَّل ومقفل، مع ملاحظة تشرح السبب: لا يوجد بعدُ شيء آخر ترجع إليه التذكرة. وحين يصبح لديك سير عمل ثانٍ، يمكنك نقل الصفة الافتراضية إليه.

سجّل أول تذكرة

ما دام لا يوجد سير عمل، يُستبدل نموذج التذكرة بشاشة عنوانها «أنشئ سير عمل أولاً» وفيها زرّ «سير عمل جديد». فبلا سير عمل لا تجد التذكرة ما تسير عليه. ومتى وُجد، يفتح النموذج كالمعتاد.

كل تذكرة تعود إلى عميل، وخانة واحدة تغطّي الحالتين: «الاسم أو الهاتف أو البريد (موجود أو جديد)». اكتب حرفين على الأقل فتبحث في دفتر عملائك؛ وإن لم تطابق أحدًا عرضت عليك إنشاء ما كتبته عميلًا جديدًا، بالاسم الذي كتبته. وزرّ «عميل جديد» بجانب الخانة يمضي مباشرةً إلى حقول العميل الجديد، وهي تقول «سيُضاف هذا العميل عند إنشاء التذكرة.» والورشة التي سجلّ عملائها فارغ تُفتح على تلك الحقول، لأن البحث في سجلّ خالٍ لا يفيد أحدًا.

وإلى جانب النموذج (تحته في الهاتف) لوحة عنوانها «هذه التذكرة»، وفي أسفلها «من سيتم إشعاره بهذه التذكرة». تتحدّث مع كل اختيار لسير عمل وكل بيان تواصل تكتبه، وتقول عن كل قناة إمّا أن العميل سيتم إشعاره بتغيّرات المراحل، وإمّا الشيء الوحيد الذي يمنع ذلك: ورشتك لم تُفعّل هذه القناة، أو هذا العميل ليس لديه بريد إلكتروني، أو هذا العميل ليس لديه رقم هاتف، أو حصة هذا الشهر لهذه القناة مستنفدة، أو لا توجد خطوة في سير العمل هذا تُرسل عبر هذه القناة. وكل قناة متوقّفة تحمل رابط «إصلاح» إلى الشاشة التي تعالج السبب، وإن لم يكن هناك ما يصل العميل أصلًا قالت اللوحة ذلك صراحةً بدل أن تصمت.

سلّم العميل رابط التتبّع

يأخذك الحفظ إلى التذكرة. وبجانبها بطاقة «التتبع والمشاركة» تضمّ رمز QR والرابط العام وزرًّا ينسخ الرابط وزرًّا يفتحه في تبويب جديد.

الرابط على هيئة ‎/track/‎ يليه رمز التذكرة الخاص. وكل من يملكه يستطيع فتح صفحة التتبّع (بلا حساب وبلا تسجيل دخول) وقراءة مسار المراحل: ما أُنجز، وأين العمل الآن، وما بقي. أرسله، أو اطبعه على الإيصال، أو دع العميل يصوّر رمز QR عند الطاولة.

وهذا الرابط مقفل افتراضيًا. فكل تذكرة جديدة تُنشأ برمز PIN من عشرة أرقام، وتطلبه صفحة التتبّع قبل عرض أي تفصيل. ويخرج الرمز في الرسالة التي تصحب التذكرة الجديدة، ويُطبع على نصف العميل من كل ما تطبعه، ويمكن إعادة إرساله بالبريد من البطاقة ذاتها. وإن فضّلت أن تترك عملًا بعينه مفتوحًا لكل من يملك الرابط، فمفتاح البطاقة يطفئ الرمز لتلك التذكرة. وانظر «صفحات العملاء» للإعداد الذي يسري على الورشة كلها.

ما الخطوة التالية

هذه هي الدورة كاملة: سير عمل يصف الشغل، وتذكرة تسير عليه، وعميل يتابع من رابط. وبعد أن تتحرّك أول تذكرة، يبقى اليوم ما توصي به بطاقة لوحة التحكّم: منطقتك الزمنية وشعارك في «الإدارة › الورشة»، وقناة إشعارات في «الإدارة › إشعارات العملاء». وتستطيع تجاوز أيّ منها بـ«ليس الآن».

وتحت «الاستقبال» أمران آخران حين تكون مستعدًا. «تسجيل الوصول الذاتي» يضع ملصقًا برمز QR على منضدتك، فيكتب العملاء بياناتهم بأنفسهم قبل أن تستلم أعمالهم. و«الصفحة العامة» تضع ورشتك على الإنترنت في ⁦hoopo.app⁩، بخدماتك وأسعارك وساعات عملك وصورك. ولكلٍّ منهما قسمه الخاص.